Wie digitale Lösungen die Steuerberatung erleichtern

Einen Offshore-Windpark zu errichten, ist eine komplexe Sache. Und das nicht nur aus technischer Sicht. „So ein Projekt bringt auch viele steuerliche Heraus­forderungen mit sich“, sagt Ulrike Schellert, Managing Partnerin bei der Münchner Steuerberatungs­gesellschaft WTS. Sie erklärt: „Manchmal hat der CEO die Information darüber, wer sich wann wo aufhält, manchmal die Abteilung, die für die Reisekosten­abrechnung zuständig ist. Mal findet man die Info in einer Excel-Tabelle, mal in einem Word-Dokument und mal in einer E-Mail.“ Schellert sieht dies als ein Parade­beispiel für die Arbeit von Steuer­abteilungen in großen Unter­nehmen: „Die müssen sich die wichtigen Daten mühsam zusammen­sammeln.“

Fehlen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Steuer­abteilungen Informationen, kann es schnell teuer werden. „Bei inter­nationalen Projekten etwa droht beispiels­weise die Gefahr der Doppel­besteuerung“, sagt Schellert. Ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten ist darum elementar: „Das ist ohne digitale Tools heute kaum mehr möglich.“ Die Steuerberatungs­gesellschaft hat daher den Schwer­punkt ihrer Arbeit angepasst und entsprechende Kompetenzen aus- und aufgebaut. „Die digitale Unter­stützung unserer Mandanten gehört mittlerweile zu unseren Kern­kompetenzen“, betont Johannes Krabichler, CFO von WTS.

So entstand auch die Idee der neuen digitalen Plattform „ONEwts“, die die Beratungs­gesellschaft im Herbst 2021 einführte. „Wir wollten eine Lösung schaffen, über die wir die gesamte Steuer­funktion inklusive der steuerlichen Workflows eines Unter­nehmens in einer Platt­form abbilden können. Aktuell sind selbst bei Groß­konzernen einzelne Steuer­prozesse gar nicht digital aufgesetzt. So können wir Effizienzen innerhalb der Steuer­abteilung und im Zusammen­spiel mit Beratern heben und Prozesse automatisieren.“ so Krabichler. Auf „ONEwts“ können die Unter­nehmen, für die die Steuerberatungs­gesellschaft tätig ist, alle relevanten Informationen ablegen. Für Steuer­beraterin Schellert hat das in der Praxis klare Vorteile: „So sehen alle Beteiligten in Echtzeit, wo sie stehen, welche Dokumente sie bereits geliefert haben, welche sie demnächst liefern müssen und was wann mit wem intern oder mit Beratern besprochen wurde.“

Auch intern will WTS die Arbeit durch digitale Lösungen effizienter gestalten. Zum Beispiel mit Hilfe eines digitalen Dokumenten­management-Systems (DMS) sowie eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP). „Wollte früher beispiels­weise eine Beraterin nach­vollziehen, welcher Beratungs­ansatz vor zwei Jahren für einen bestimmten Sach­verhalt gewählt wurde, musste sie unter Umständen ein ganzes Regal mit Akten durch­suchen“, erklärt Schellert. „Jetzt geben wir nur noch den Namen des Unter­nehmens zusammen mit ein paar Such­begriffen in die Such­maske ein. Was Stunden dauerte, schaffen wir so in Minuten.“